Файкомпа — система электронного документооборота¶

Файкомпа (также встречается написание «Файкомпа®») — российская система электронного документооборота (СЭД) и платформа для автоматизации учёта документов, разработанная компанией «Файкомпа» (ранее — «Файкомпа Софт»). Продукт предназначен для организации внутреннего и внешнего документооборота, ведения архивов, согласования и хранения файлов, а также интеграции с прикладными учётными системами. Система ориентирована преимущественно на малый и средний бизнес, а также на отдельные подразделения крупных организаций.

¶Общее описание

Файкомпа относится к классу систем электронного документооборота (СЭД) и смежных решений — электронных архивов и систем управления корпоративным контентом (ECM). Основная задача продукта — заменить бумажный оборот документов электронным: создание, регистрацию, согласование, подписание, хранение и поиск документов в единой среде.

Ключевые характеристики системы:

• работа через веб-интерфейс и клиентские приложения;
• поддержка версионности файлов и истории изменений;
• разграничение прав доступа пользователей и ролей;
• полнотекстовый поиск по содержимому документов;
• поддержка электронной подписи;
• возможность настройки маршрутов согласования;
• интеграция с внешними системами через программные интерфейсы (API).

¶История

Продукт разрабатывался как решение для организаций, нуждающихся в упорядоченном хранении и обработке большого количества файлов. Развитие системы шло по пути расширения функциональности: от простого файлового хранилища с поиском до полноценной платформы с маршрутами согласования, ролями и интеграциями. Точные даты выпуска отдельных версий и релизов в открытых источниках представлены фрагментарно, поэтому сведения о хронологии следует уточнять у правообладателя.

Название «Файкомпа» образовано от сочетания слов «файл» и «компания», что отражает назначение продукта — работа с файлами в корпоративной среде. Знак ® в написании указывает на зарегистрированный товарный знак.

¶Функциональные возможности

¶Работа с документами

Система позволяет создавать, загружать, редактировать и хранить документы различных форматов. Поддерживаются карточки документов с настраиваемыми атрибутами: тип, автор, дата, контрагент, статус, срок хранения. Для каждого документа ведётся история действий пользователей.

¶Согласование и маршруты

Одной из ключевых функций является настройка маршрутов согласования. Документ последовательно или параллельно проходит через заданных сотрудников, каждый из которых может согласовать, отклонить или вернуть его на доработку. Это применяется для договоров, приказов, заявок и внутренних распоряжений.

¶Поиск и архив

Полнотекстовый поиск позволяет находить документы по содержимому, а не только по названию или атрибутам. Архивный модуль обеспечивает долговременное хранение с соблюдением сроков и правил, что важно для организаций, обязанных хранить документацию по требованиям законодательства.

¶Интеграции

Платформа предоставляет программные интерфейсы для обмена данными с бухгалтерскими, ERP- и CRM-системами. Это позволяет, например, автоматически привязывать счета и акты к записям учётной системы.

¶Классификация и место на рынке

Файкомпа относится к категории коробочных и облачных СЭД. В зависимости от конфигурации возможна установка на собственных серверах организации (on-premise) либо использование облачного варианта. По масштабу применения решение ближе к системам для малого и среднего бизнеса, тогда как крупные холдинги чаще используют более тяжёлые платформы (например, решения класса SAP, 1С:Документооборот, Directum, ELMA).

Сравнительные характеристики типовых СЭД:

¶Применение

Системы класса Файкомпа востребованы в следующих сферах:

• Договорная работа. Согласование и хранение договоров с контрагентами.
• Кадровый учёт. Заявления, приказы, личные дела сотрудников.
• Бухгалтерия. Первичные документы, счета, акты.
• Проектная документация. Хранение чертежей, смет, технических заданий.
• Внутренний документооборот. Служебные записки, распоряжения, регламенты.

¶Преимущества и ограничения

К достоинствам подобных систем относят снижение затрат на бумагу и печать, ускорение поиска документов, прозрачность маршрутов согласования и снижение риска потери файлов. К ограничениям — необходимость первоначальной настройки, обучение сотрудников и зависимость от дисциплины пользователей при загрузке документов.

¶Правовой аспект

Электронный документооборот в России регулируется рядом нормативных актов, в том числе Гражданским кодексом РФ и федеральными законами об информации и об электронной подписи. Использование электронной подписи в СЭД должно соответствовать требованиям законодательства, чтобы документы имели юридическую силу.

¶См. также

• Электронный документооборот
• Система управления документами
• Электронная подпись
• Управление корпоративным контентом